Istilah-Istilah Dalam Housekeeping Report

Istilah-Istilah Yang Sering Di Gunakan Oleh Housekeeping Departement

Istilah ini sering di gunakan oleh staff housekeeping untuk mempermudah pekerjaan dalam mengetahui status sebuah kamar. berikut adalah Istilah-Istilah Dalam Housekeeping Report :

•  O (Occupied) : Kamar yang sudah di huni oleh tamu.
• V (Vacant) : Kamar kosong yang siap jual dengan AC mati.
• OO (Out Of Order) : Kamar yang tidao dapat di jual karena ada kerusakan.
• SO (Sleep Out) : Kamar masih di huni tamu tetapi tamu tidur di luar hotel.
• DD (Don't Distrub) : Kamar yang berisi tamu tetapi tamu tersebut tidak mau di ganggu.
• VC (Vacant Clean) : Kamar kosong yang telah dalam keadaan bersih dan siap un tuk di jual.
• VD (Vacant Dirty) : Kamar kosong namun tidak siap di jual karena belum di bersihkan.
• MOD (Manager On Duty) : Petugas yang bertanggung jawab atas kelancaran Operasional Hotel secara keseluruhan.
• HU (House Use) : Kamar yang di huni oleh staff hotel dalam melaksanakan MOD (Manager On Duty).
•  OC (Occupied Clean) : Kamar yang sudah di huni oleh tamu dalam keadaan bersih
• OD (Occupied Dirty) : Kamar yang sudah di huni oleh tamu tetapi kamar masih dalam keadaan kotor.
• EB (Extra Bed) : Penambahan bed di dalam kamar
• LSG (Long Stay Guest) : Tamu yang menginap dalam periode yang cukup lama.
• DL (Double Lock) : Kamar yang di kunci ganda dari dalam oleh tamu sehingga seorang room boy/maid tidak dapat membukanya dan dapat di buka dengan master key.
• WIG (Walk In Guest) : Tamu yang menginap tanpa reservation.
• ED ( Expected Departure) : Tamu yang di harapkan check out pada hari itu, dan telah melunasi pembayaran administrasi.
•  EA (Expected Arrival) : Tamu yang di harapkan datang pada hari itu untuk check in.
• CI (Check In) : Tamu yang telah melakukan registrasi dan datang untuk menginap.
• CO (Check Out) : Tamu yang sudah meninggalkan hotel dan tidak menginap lagi. 

Jenis Kamar Tidur Beserta Gambarnya

Jenis-Jenis Kamar Tidur

  Double Bed
Yaitu tempat tidur untuk dua orang dengan ukuran 200cm x 160cm, tempat tidur ini terdiri dari dua jenis :
- Queen Size ukuran 200cm x 160cm
- King Size ukuran 200cm x 200cm

  Single Bed
Yaitu tempat tidur untuk satu orang dengan ukuran 200cm x 100cm.

Twin Double Bed
Yaitu dua tempat tidur untuk empat orang. Biasanya terdapat di family room. Ukuran tempat tidurnya adalah 2 x (200cm x 160cm).

 Hollywood Bed
Yaitu twin bed yang disambung oleh satu head board. Kadang pramugraha mengalami kesulitan dalam making bed untuk jenis tempat tidur seperti ini.

Twin Bed
Yaitu tempat tidur untuk dua orang yang terdiri atas dua tempat tidur single bed. Ukuran masing-masing tempat tidur adalah 200cm x 100cm.

Hubungan Kerja antara Housekeeping Departement dengan Front Office Departement

Hubungan Antar Housekeping Departement dengan Front Office Departement

Fungsi Housekeeping adalah menyediakan dan merawat kebersihan kamar, menjaga, merawat kerapian dan keindahan seluruh lingkungan hotel baik dalam dan luar hotel.

Sasaran housekeeping dalam kebersihan, kerapihan serta kenyamanan tentu akan memberikan rasa puas bagi tamu hotel. Sasaran dan tugas tersebut sangat beragam sehingga membutuhkan kerjasama dan interaksi yang saling menguntungkan dengan department lain yang ada di hotel seperti Front Office, Food & Beverage, Engineering, Human Resources ,dan lain sebagainya. Oleh karena itu kerja sama yang solid antar departemen dapat membantu proses memuaskan tamu-tamu hotel dalam segala hal.

Dan hubungan Front Office dengan Housekeeping adalah ibarat dua sisi mata uang yang tidak mungkin berdiri sendiri, oleh sebab itu hubungan ini menjadi suatu divisi yang disebut Room Division, hubungan kerja tersebut antara lain, housekeeping mempersiapkan kamar bersih sedangkan front office yang akan menjualnya, front office sebagai central informasi dari tamu kemudian housekeeping sebagai eksekutor di lapangan, dan lain-lain. Oleh sebab itu komunikasi yang baik antara housekeeping dengan front office akan memberikan nilai tambah bagi kepuasan tamu.

Berikut ini adalah tugas Housekeeping Departement dan Front Office Departement yang saling berkaitan satu sama lain :

 
Housekeeping

• Mempersipkan dan membersihkan kamar-kamar yang sudah check out secepatnya agar dapat dijual kembali.
• Membuat laporan Room discrepancy.
• Menyiapkam kamar-kamar yang EA, VIP.
• Membuat housekeeping report.
• Memasang Extra bed atau baby box dan menginformasikannya ke front office.
• Me-release kamar-kamar yang sudah dibersihkan dengan segera agar dapat kembali dijual.
• Memberitahukan kamar-kamar yang status out of order akibat kerusakan ataupun karena program general cleaning dari housekeeping.
• Melaporkan penemuan barang tamu yang tertinggal di kamar dan mencatatnya pada Lost and Found log book.
• Melaporkan barang hotel yang hilang dari kamar untuk ditagihkan ke tamu tersebut. 

Front Office

• Mengirimkan data forecast occupancy yaitu daftar kamar-kamar yang sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah dipesan tamu dalam satu periode, dapat berupa pesanan dalam satu hari, mingguan, bulanan, tiga bulanan bahkan data untuk satu tahun.
• Mengirimkan EA rooms atau daftar kamar yang sudah dipesan untuk hari ini.
• Mengirim kamar yang diblok untuk VIP.
• Memberitahukan setiap pergantian kamar.
• Meminta pemasangan extra bed atau baby box.
• Memberikan Kamar xpected departure list pada hari ini.
• Melaporkan complaint tamu tentang kondisi kamar.
• Membantu housekeeping untuk menagih pembayaran barang-barang yang rusak / hilang dari kamar.

Pengertian dari Housekeeping Departement

PENGERTIAN DARI HOUSEKEEPING DEPARTEMENT BESERTA TUGAS DARI MASING-MASING JABATAN.

Seperti yang kita ketahui housekeeping atau tata graha merupakan salah satu departemen - departemen yang ada dihotel yang memiliki tugas dan tanggung jawabnya. Tugas dari pada housekeeping adalah untuk menjaga, memelihara merawat kebersihan dan keindahan yang ada dalam hotel maupun diluar hotel. Karena jika keadaan hotel bersih dan rapi para tamu hotel akan merasa nyaman dan mereka akan betah untuk tinggal di hotel karena mereka merasa hotel menjadi rumah mereka sendiri. Pimpinan dari Housekeeping Departement disebut Housekeeper. Housekeeping Departement dibagi atas beberapa seksi yaitu : 

a. Room Section

 Memiliki tugas untuk membersihkan, merawat, dan menata kamar tamu yang ada di hotel. Dan pimpinan tertinggi adalah Floor Supervisor. Floor Supervisor bertugas untuk mengecek kembali kamar yang sudah di bersihkan oleh petugas Room Attendant. Room Attendant adalah seorang yang bertugas membersihkan kamar tamu occupied, vacant dirty, dan jenis kamar yang lain yang harus di bersihkan.

b. Houseman Section

 Seksi ini memiliki tugas memelihara kebersihan seluruh area yang ada dihotel (public area ) di luar hotel juga harus di bersihkan oleh petugas Houseman sebab kesan pertama yang dilihat oleh tamu adalah bagian depan hotel. Houseman tidak membersihkan room, Houseman hanya membersihkan area dalam dan luar hotel saja. Pimpinan tertingginya disebut Chief Of Houseman

c. Uniform Section/Laundry.

Seksi ini memiliki tugas untuk membersihkan, merawat, dan memelihara seragam karyawan.

d.Store Section

Seksi ini bertugas untuk mengecek dan mengontrol kebutuhan barang-barang yang ada. Pimpinan tertingginya disebut Store Keeper

e. Maintenance Section

Seksi ini memiliki tugas untuk memelihara dan memperbaiki peralatan yang ada di hotel. Pimpinan tertingginya di sebut Chief Of Mantinance

f. Florist Section

Seksi ini bertugas untuk merangkai bunga yang ada di hotel seperti di area lobby, restaurant, reception counter, dan di kamar (jika ada kamar dengan berisi tamu vvip,vip, atau tamu dengan request Honeymoon, Florist Section lah yang bertugas untuk merangkai bunga seindah dan secantik mungkin

g. Order Taker

Order Taker bertugas untuk menerima panggilan telpon untuk menerima informasi dari Font Office jika ada kamar chek in/check out kamar yang memiliki special request dan lain - lian yang berhubungan dengan tugas Housekeeping Departement.

GAMBAR ALAT PELINDUNG KERJA BESERTA KEGUNAANNYA

GAMBAR ALAT PELINDUNG KERJA BESERTA KEGUNAANNYA DALAM BIDANG INDUSTRY

Sabuk Keselamatan (Safety Belt)
 Alat pelindung ini digunakan untuk menghindari terjadinya benturan pada saat berkendara, misalnya mobil, pesawat terbang, alat berat dan lain-lain.

 Safety Helmet (Helem Pelindung Kerja)
Alat ini berfungsi untuk melindungi kepala dari benda yang berpotensi mengenai kepala secara langsung maupun tidak langsung.

 Safety Glasses (Kaca Mata Pengaman)
Pada pekerjaan pengelasan maupun pekerjaan permesinan perlu menggunakan pelindung mata. Hal ini untuk melindungi mata dari percikan api ataupun serpihan dari besi yang mengalami proses pengerjaan permesinan.

Respirator (Masker)
Masker dapat berfungsi sebagai pelindung hidung dan penyaring udara yang dihirup saat bekerja di tempat yang memiliki kualitas udara buruk (misal berdebu, beracun, dsb).

 Face Shieled (Pelindung Wajah)
Berfungsi sebagai pelindung wajah dari percikan benda asing saat bekerja (misal pekerjaan menggerinda)

 Ear Plug/Ear Muff (Penutup Telinga)

Guna melindungi telinga dari sumber suara yang cukup tinggi diperlukan penutup telinga. Hal ini dimaksudkan karena telinga tidak mampu menahan suara dalam intensitas yang tinggi dan memekakkan telinga.

Hand Glove (Sarung Tangan)
Berfungsi sebagai alat pelindung tangan pada saat bekerja di tempat atau situasi yang dapat mengakibatkan cedera tangan. Bahan dan bentuk sarung tangan di sesuaikan dengan fungsi masing-masing pekerjaan.

 Safety Harness (Tali Pengaman)

Pada pekerjaan yang berada di ketinggian, sangat memerlukan alat pelindung diri berupa tali pengaman (safety harness). Alat pelindung diri ini digunakan jika bekerja pada ketinggian lebih dari 1.8 meter. Hal ini akan melindungi pekerja agar terhindar dari potensi jatuh dari ketinggian.

 Sepatu Karet (Sepatu Boot)

 

Berfungsi sebagai alat pengaman saat bekerja di tempat yang becek ataupun berlumpur. Kebanyakan di lapisi dengan metal untuk melindungi kaki dari benda tajam atau berat, benda panas, cairan kimia, dsb.

 

 

 

 

 

 

 

Berikut adalah alat-alat pelindung kerja, kita sebagai pegawai yang baik dan benar harus menggunakan alat pelindung tersebut agar terhindar dari musibah yang tidak di inginkan.

Jenis-Jenis Mesin Pembersih

INI ADLAH BEBERAPA CONTOH GAMBAR BESERTA PENJELASANNYA TENTANG MESIN PEMBERSIH YANG SERING DI GUNAKAN OLEH PETUGAS TATA GRAHA 

Blower

Alat pengering yang dipergunakan untuk mengeringkan karpet pada saat disampo/alat ini juga dapat digunakan untuk menyapu

Carpet Extractor

Mesin yang digunakan untuk shampooingcarpet. Mesin ini disamping dapat mengeluarkancarpet shampoo juga menghisap cairanyang sudah kotor yang akan ditampung

didalam tabung tersendiri.

Floor Machine and Brush

Alat dapat digunakan jika dipasangkan dengan floor maintenance machine.

Alat ini dapat digunakan untuk stripping,polishing, buffing, scrubbing.

           

  Floor Maintenance Machine

Mesin untuk perawatan lantai, mesin ini dapat

berubah berfungsi sebagai brushing machine,

buffing, machine, scrubing machine, maupun

sebagai polishing machine.

Upholsetery Extraction
Mesin untuk mencuci sofa dengan sistem busa.

Power Wall
Mesin untuk mencuci tembok/dinding dengan sistem busa.

Wet and Dry Vacum

Mesin untuk membersihkan lantai karpet khususnya & alat untuk membersihkan :

a. Debu pada lantai/karpet;

b. Air yang menggenang pada lantai/karpet.

Contoh Bahan-Bahan Pembersih

BAHAN - BAHAN PEMBERSIH YANG SERING DI GUNAKAN OLEH HOUSEKEEPING

 Cong R Dust
Bahan pembersih berbentuk cairan pengangkat debu pada lantai/dinding,Cong R Dust cairan berwarna orange bening yang mampu mengangkat debu pada lantai dan keramik.

 Furniture Polish
Bahan pembersih untuk mengkilapkan perabotan yang berbahan kayu.

Glass Cleaner
Bahan pembersih untuk membersihkan permukaan kaca.

 Go Getter
Bahan pembersih untuk menghilangkan noda yang membandel seperti kerak pada lantai. Cairan Go Getter harus dihindari bersentuhan langsung oleh tangan karna bahan pembersih ini sangat berbahaya jika terkena di tangan, akibatnya tangan bisa menjadi merah

Tera Nova
Bahan pembersih untuk mengkristalisasikan lantai.

Rugbee

Bahan pembersih untuk membersihkan karpet (carpet shampoo)

 Multi Purpose Cleaner (MPC)
Bahan pembersih untuk membersihkan segala permukaan benda. Seperti toilet bowl, wash bashin, bath thub, dll

Metal Polish
Bahan pemberswih untuk membersihkan bahan - bahan yang terbuat dari metal, besi, atau baja.

Peralatan Kerja Housekeeping Beserta Penjelasannya

PERALATAN KERJA HOUSEKEEPING BESERTA PENJELASANNYA  

Caddy Cary
Kotak perlengkapan pembersih.Alat untuk menyimpan perlengkapan dan bahan-bahan pembersih untuk Keperluan Room/public area attendant yang sifatnya kecil-kecil.

Countainer Bin
 Tempat untuk menampung sampah sementara sebelum dibawa ketempat pembuangan atau diangkut mobil pengangkut sampah.

Bottle Spryer
Alat untuk menyemprot kan cairan/bahan pembersih pada objek yang dibersihkan.

Double Bucket & Troley

Alat untuk menampung air yang sudah dicampur dengan bahan pembersih maupun yang belum digunakan untuk mopping.Trolley alat untuk membawa/ menempatkan

bucket, sehingga memudahkan untuk memindahkannya

Dust Pant

Alat untuk mengangkat/mengumpulkan debu dan sampah.

Alat untuk membersihkan lantai dari sampah atau kotoran basah maupun kering yang sifatnya lepas/tidak menempel

pada permukaan lantai.

Interior Cloth

Sejenis kain yang dapat digunakan untuk mengelap, mengeringkan, furniture, keramik dan porselin dan benda-benda lain yang perlu di dusting.

  
Jumbd Pad
Sejenis sponge yang permukaannya kasar yang digunakan untuk membersihkan dinding kamar mandi yang dapat dijangkau dengan tangan.

Lobby Duster

Alat yang dipakai untuk menjebak debu pada lantai atau area yang luas.

Pail

Alat untuk menampung air dan larutan bahan pembersih.

 Telescopik Stick
Sejenis stick yang dipergunakan untuk menyambung alat pembersih pada obyek pembersihan yang tinggi/tidak terjangkau dengan tangan.Alat ini bermacam-macam,ada yang bisa dipanjang pendekkan dan ada yang bisa dibengkokkan sekaligus.

Toilet Bowl Brush
Alat/sikat yang dipergunakan untuk membersihkan bagian dalam toilet

Window Wiper
Alat yang digunakan untuk membersihkan permukaan kaca dari air, debu, maupun kotoran lain yang menempel pada kaca.

Window Washer
Alat yang digunakan untuk membersihkan atau mencuci jendela/kaca biasanya dapat disambung dengan tangkai/ tongkat jika tidak dapat dijangkau dengan tangan.

Ceiling Brush
Alat untuk membersihkan debu di langit-langit atau permukaan yang tinggi, serta sarang labalaba pada langit-langit yang sering kita jumpai.

 Hand Brush

Alat untuk menggosok kotoran dan noda-noda pada lantai dan tembok.

 

Brush and Long Stick

Alat yang digunakan untuk menghilangkan kotoran yang melekat pada lantai kering dan basah/dapat juga untuk menyapu lantai dengan tangkai panjang.

Sekian dari contoh gambar peralatan alat pembersih terima kasih.

Reservasi

Reservation

  Reservasi adalah melayani permintaan pemesanan kamar yang diminta oleh tamu.
Formulir yang harus di persiapkan oleh petugas reservasi adalah
- Reservation form
- Confirmation letter
- Reservation dairy
- Conventional chat
- Room rack slip
- Arrival book
- Departure book

Contoh dialog dari reservasi lewat telephone :

R as Reservation
G as Guest

R : Good morning Saja Hotel & Spa Reservation this is Milda speaking how may i help you ?
G : Good morning, i am Michael Wang. I'd like to make Reservation. Do you have any availablelity ?
R : Yes We have room available, For how King and when is it For sir ?
G : I'll Be staying For three nights on 1st Februari 2016
R : And whould you like room with twin beds or double bed and prefer to have room with view of the ocean ? 

G : Yes and i prefers room For the twin beds. Whats the rate For the room ?
R : You'r room is IDR 1.500.000 per night. Now What the name Will Be the Reservation Be listed under ?
G : Mr Michael Wang
R : Could you spell You'r last name please ?
G : Sure W-A-N-G
R : Thankyou sir. Can i have You'r contac number phone please ?
G : Yes My cell phone is 545 321 765 762
R : Well now I'll need You'r type of You'r credit card and the number
G : Visa the number 9987605432 under My name Michael Wang
R : Allright Mr. Wang You'r Reservation has been Made For 1st of february For three nights with twin bed view to the ocean. Check in Time At 14.00 if you have any other question, please do not hesitate to contac us
G : Great and Thankyou so much
R : My pleasure. We Will se you on that periode Mr Wang. Have Great day.

Contoh dialog Reception

Conversation 

R as Reception 

G as Guest

R : Welcome to Saja Hotel & Spa. How may i help you ?

G : I have to plan to stay in You'r hotel. Do you have room available to day ?

R : Certainly sir We have a room available we have standar room with the rate is Rp 1000.000 net/night, deluxe room with the rate Rp 1.250.000 net/night, family room with the rate Rp 2000.000 net/night. What kind of room do you need sir ?

G : I need one standar room For 2 night

R : Could you please to fill in our registration card ?

G : Okey (Sambil mengisi registration card)

R : I Will explain our room fasilities, We have a balcony over kopling garden, We have television international Channel, telephone with idd call, coffe and tea making facilities, savety box, bathroom with cold hot runting watter. How Will setel You'r bill ?
G : I pay by cash
R : Certainly sir, please wait a moment i will prepare You'r Guest card, key room, breakfast voucher, and Guest receipt
G : Okey
R : Thankyou For waiting this is You'r key room, the room number is 201. This is You'r Guest card as You'r identity during you stay with us. This is You'r breakfast voucher open from 6-10 am at batu bolong restaurant. Thankyou For choosing our hotel our bellboy Will escort you to the room and have a nice day.

Pengertian Telephone Operator

Telephone Operator

  Telephone Operator adalah orang yang bertanggung jawab terhadap panggilan masuk atau panggilan keluar dan bertanggung jawab terhadap komunikasi tentang keadaan hotel.

  Kelebihan berkomunikasi menggunakan telepon :

* Dapat berkomunikasi jarak jauh

* Dapat mempersingkat waktu

* Menggunakan bahasa lisan sehingga mudah di mengerti

* Berkomunikasi langsung dengan orang yang dituju

  Kelemahan berkomunikasi menggunakan telepon :

* Adanya biaya

* Untuk mencari orang yang di tuju

* Perlu jaringan 

* Pembicaraan tidak ada data back up, kecuali pesan

  Making a telephone call (membuat panggilan telepon)

* Know the destination

* Pick up and dial

* Conversation : opening, content, closing

* Hang up 

  Answering a phone call (menjawab panggilan telepon)

* Pick up with in 2 or 3 rings

* Greating 

    - Time Greating => Good morning, afternoon, evening

    - Name/Dept name => Milda speaking, front office

    - Assistance ofer => how may i sist you ?

* Conversation 

    - Listening

    - Speaking

*Closing

   Handling Message ( menangani pesan )

Contoh :

Name Agus 

Call from Tati photo studio

Message to Mr. Andrew in room number 8210

Message is deliver photo tommorow afternoon at 3 pm

Phone number 847679

Reception :

Let me repeat You'r Message, This is a telephone call from Mr Agus. Your calling from Tati photo studio and you left a mesage to Mr Andrew in room number 8210 the Message is deliver photo tommorow afternoon at 3 pm. You'r phone number is 847679. Is that correct ?

Pengertian Porter dan contoh percakapan Porter

Porter

  Porter adalah seorang yang mengantar tamu ke kamar serta membawa barang-barang tamu, menangani permintaan tamu, memberikan pelayanan kedatangan & keberangkatan tamu. 

 Teknik pembawaan barang tamu :

* Membawa barang tamu dengan cara mengangkat nya.

* Pastikan barang yang dibawa sesuai dengan ukuran badan.

* Jangan segan- segan meminta bantuan pada kolega atau teman jika tidak bisa membawanya sendiri

* Membawa barang tamu bisa dengan cara menumpuk (Stacking)

  Teknik membawa barang dengan troley :

* Kapasitas troley tidak boleh overload.

* Troley tidak boleh ditarik tetapi di dorong dengan pelan.

* Barang yang di bawa harus seimbang.

* Tidak menutupi jarak pandang.

  Teknik membawa elektronik :

* Dibawa dengan pelan.

* Tidak boleh kena air.

* Tidak boleh memainkan alat elektronik.

* Harus membawa dengan extra hati-hati.

 Teknik pembawaan barang tamu dengan menggunakan Bugy (Kendaraan Dinamo) :

* Harus mempunyai SIM.

* Mempersilakan tamu duduk, mengecek barang bawaan tamu.

* Setelah mengendarai dengan pelan, membantu tamu untuk turun dan turunkan barang-barang bawaan tamu.

Contoh percakapan Porter :

P = Porter

G = Guest

P : Good morning sir. Welcome to Saja Hotel & Spa. My name is Milda AS Porter

G : Good morning

P : Let me take You'r luggage please ?

G : Yess please

P : Could you make sure how many of You'r luggage please sir

G : We have 5 suite case

P : Allright sir, Could you follow me to the reception please

G : Allright thanks

Setelah melakukan registrasi

P : Good morning sir, are you ready to go to the room now ?

G : Yeap, Could you tell me is this room ?

P : Allright sir, You'r room is at that building at the grand flour. And the facilities in the room is, We have making coffe and tea facilities, hairdryer, savety box, bathroom with Could and hot runting watter, telephone with idd call, television with international canhel.

G : Okey

P : Allright sir, this is You'r room. May i have You'r key please ?

G : Yess please

P : Allright sir, We have you enjoy stay with us, have a nice day.

G : Thankyou